Si të shkruajmë një email zyrtar?

Emaili, ose posta elektronike, në ditët e sotme është një nga format më të përdorura të komunikimit si brenda ashtu edhe jashtë vendit të punës. Për arsye të shumta, ju do të përdorni email-in pa marrë parasysh pozitën ose industrinë ku punoni. Për shembull, ju do të duhet të thirrni një takim të rëndësishëm, të shkëmbeni informacione, të transmetoni një dokument të rëndësishëm, të dërgoni aplikacion për punë, ose të përgjigjeni në pyetjet e tjerëve.

Konsideroni udhëzimet e mëposhtme dhe disa prej praktikave më të mira për t’ju ndihmuar të shkruani një korrespodencë elektronike efektive dhe profesionale.

Gjashtë hapat për të shkruar një email profesional

Nëse nuk jeni të sigurt se si të filloni një email, udhëzimet në vijim mund t’ju ndihmojnë të krijoni një mesazh profesional.

1. Identifikoni qëllimin tuaj

Para se të shkruani një email, pyesni veten se çfarë dëshironi që pranuesit e korrespodencës të bëjnë pasi ta lexojnë atë. Pasi të keni përcaktuar qëllimin e emailit, ju mund të siguroni që gjithçka që përfshini në mesazhin tuaj ta mbështesë këtë veprim. Për shembull, nëse doni që pranuesi i emailit të rishikojë një raport që keni bashkangjitur, njoftojini ata se cili është raporti, pse keni nevojë që ata ta rishikojnë atë, çfarë lloj reagimesh ju nevojiten, dhe kur keni nevojë për përgjigje apo detyrën e përfunduar.

2. Konsideroni audiencën tuaj

Kur shkruani një mesazh përmes email-it, sigurohuni që toni i juaj në email përputhet me audiencën. Për shembull, nëse i shkruani një menaxheri të biznesit që nuk e keni takuar kurrë, mbani emailin serioz dhe pa ndonjë shaka ose informalitet.

Nga ana tjetër, nëse i dërgoni email një kolegu me të cilin keni një marrëdhënie të mirë, mund të përdorni një qasje më pak zyrtare, apo më shumë miqësore.

3. Mbajeni konciz

Audienca juaj mund të ketë pak kohë për të lexuar emailin kështu që shkruajeni sa më shkurtër që të jetë e mundur, pa lënë anash informacionin kryesor. Mundohuni të mos adresoni shumë tema përnjëherë, pasi kjo mund ta bëjë mesazhin të gjatë, sfidues për ta lexuar, dhe vështirë për të ndërmarrë ndonjë veprim.

Kur të redaktoni emailin, largoni çdo informacion që nuk është i rëndësishëm për temën që po adresoni. Përdorni fjali të shkurtra, të thjeshta, duke hequr fjalët plotësuese dhe informacionin e çuditshëm. Kjo do ta bëjë mesazhin më të shkurtër dhe më të lehtë për t’u lexuar.

4. Redaktoni emailin

Një e-mail pa gabime tregon profesionalizëm. Para se të dërgoni e-mailin, sigurohuni që keni kontrolluar gabimet drejtshkrimore, gramatikore ose sintaksore. Gjithashtu, kontrolloni që keni përfshirë ndonjë dokument që mund t’i jeni referuar në mesazh. Nëse është një mesazh i rëndësishëm për palët e interesit, mund të kërkoni nga mbikëqyrësi juaj i drejtpërdrejtë ose një koleg i besueshëm që ta lexojë atë përpara se ta dërgoni.

5. Përdorni etiketimet e duhura

Gjithmonë përfshini në mesazh përshëndetje të sjellshme për t’u dukur miqësore dhe të sjellshëm. Për më tepër, jini të vëmendshëm për audiencën dhe kohën e tyre.

6. Mos harroni të bëni follow-up

Shumica e njerëzve marrin shumë posta elektronike gjatë ditës, kështu që mund të harrojnë t’i përgjigjen mesazhit tuaj. Nëse pranuesi i emailit nuk është përgjigjur brenda dy ditëve të punës, ju mund të dërgoni një email rikujtues miqësor.

Formati i postës elektronike

Janë pesë elementë që duhet të merren parasysh kur shkruani email.

1. Tema ose subjekti

Kjo është një frazë e shkurtër që përmbledh arsyen e mesazhit tuaj ose qëllimin e komunikimit tuaj. Eshtë e rëndësishme të përfshini një fjali kur dërgoni email profesional në mënyrë që audienca juaj ta di saktësisht se çfarë të presë dhe të jetë në gjendje ta lokalizojë me lehtësi mesazhin nëse është e nevojshme. Për shembull:

Rikujtim: Prezantimi i Produkteve Marketingu Digjital

2. Përshëndetja hyrëse

Kjo është fjalia e parë e emailit tuaj, dhe në përgjithësi është përshëndetje. Për shembull:

Përshëndetje z. Kushtrim,

3. Përmbajtja

Ashtu si përmbajtja e një letre, këtu duhet të shkruani mesazhin tuaj të plotë. Për shembull:

Faleminderit shumë që morët pjesë në prezantimin e produktit të ri këtë pasdite. Ne kemi bashkangjitur një dokument të videos të incizimit të plotë, që ju mund ta ndani me ekipin tuaj.

Ju lutem më tregoni nëse keni ndonjë pyetje.

4. Përfundimi

Kjo është fjalia e fundit e emailit dhe duhet të përmbyll mesazhin tuaj. Kjo është gjithashtu kur ju mund të përsërisni çdo kërkesë që keni bërë në përmbajtjen e mesazhit tuaj. Për shembull:

“Siç u dakorduam, shihemi të Mërkurën. Faleminderit përsëri!”

5. Nënshkrimi

Nënshkrimi është aty ku ju e identifikoni veten me emrin, titullin dhe çdo informacion tjetër të rëndësishëm për komunikimet tuaja. Shumica e programeve të emailit ju lejojnë të vendosni një nënshkrim (apo signature) të caktuar që shtohet automatikisht në fund të çdo emaili që dërgoni.

Sinqerisht,

Alban Krasniqi
Inxhinier i Lartë i Softuerëve
Kompania ABC

Shembuj të postave elektronike profesionale

Këtu janë tri shembuj të postave elektronike profesionale:

1. Email për një klient të ri

Subjekti: Mundësia e kontratës hulumtuese UX

Pershendetje Kushtrim,

Shpresoj që ky email ju gjen mirë.

Jemi duke menaxhuar një projekt të ri-përcaktimit të aplikacionit këtu në Kompaninë ABC dhe jemi në kërkim të një eksperti të aftë të UX për të ndihmuar në analizimin e disa grupeve të të dhënave të testimit të përdorshmërisë.

Ky është një angazhim tre-mujor që fillon më 1 shkurt, dhe vlerësojmë se do të zgjasë afro 15 orë në javë. Të gjitha punët mund të kryhen në distancë, por ju jeni të mirëseardhur të përdorni hapësirën tonë të punës.

Ju lutem më tregoni nëse jeni të interesuar në këtë konsulencë dhe pastaj mund të diskutojmë detajet më shumë.

Pres përgjigjen tuaj.

Alban Krasniqi
Inxhinier i Lartë i Softuerëve
Kompania ABC

2. E-mail për disa persona

Subjekti: Takimi i marketingut është anuluar

Përshëndetje ekipi,

Ju njoftoj që takimi i strategjisë së marketingut, i planifikuar këtë pasdite, është anuluar.

Kërkoj falje për njoftimin e kohës së fundit. Ne do të takohemi në kohën tonë të planifikuar rregullisht të mërkurën e ardhshme.

Faleminderit!

Alban Krasniqi
Inxhinier i Lartë i Softuerëve
Kompania ABC

3. Email përcjellës

Subjekti: Re: Takimi hyrës

Përshëndetje Tringa,

Deshta vetëm të ju rikujtoj në lidhje me datën e takimit tuaj me z. Kushtrim Krasniqi. Më njoftoni ju lutem nëse 5 qershor ose 6 qershor funksionojnë më mirë për kalendarin tuaj.

Faleminderit!

Alban Krasniqi
Inxhinier i Lartë i Softuerëve
Kompania ABC

***

Lexo më shumë: Rregullat e mirësjelljes në vendin e punës