Zhvillimi i propozimeve për grante zakonisht kërkon kohë të konsiderueshme. Do të ju duhet të përshkruani problemin apo sfidën specifike, ta hartoni projektin që do ta adresojë atë, dhe më pas të përshkruani programin në detaje për donatorin apo burimin e financimit.

Sidoqoftë, për të qenë i suksesshëm, propozimi duhet të jetë i përgatitur mirë, i planifikuar dhe i kompletuar me kujdes. Qëllimi i juaj është gjithmonë të realizoni një propozim të konceptuar mirë, i cili përcakton një strategji për ta adresuar problemin, si dhe fondet për ta mbështetur atë.

Në vijim do të japim disa udhëzime se si të shkruajmë një projekt propozim për grant apo thirrje, proces ky që përbëhet prej disa fazave kryesore:

Hapi 1: Arrini pajtueshmëri për problemin

Me qëllim që propozimi juaj të fitojë mbështetje, donatori i grantit duhet të jetë i bindur që financimi i programit do të ketë ndikim pozitiv, por dhe të matshëm.

Hapi i parë është të filloni duke identifikuar nevojën. Cili problem apo cila çështje mund të përmirësohet me fondet dhe e qëllimet e mira të grantit? Ju mund të ndjeni se ka nevojë për të pastruar lumin e ndotur. Megjithatë, po të mos ketë një konsensus të përgjithshëm për nevojën e projektit, do të jetë e vështirë të fitoni grant dhe madje edhe më vështirë për ta përfunduar projektin.

Përfshini të gjitha palët e interesit

Për të zhvilluar një propozim të suksesshëm, është e rëndësishme të përfshini të gjithë akterët apo palët e interesuara në proces. Pala e interesuar është kushdo që preket, ose ka interes, në projekt.

Për shembull, palët e interesit për pastrimin e lumenjve mund të jenë qytetarët (në një komunitet të prekur për shembull nga ndotja e lumit), palët përgjegjëse për problemin, pra ata që do të përfshihen në pastrim si p.sh. bizneset, qeveria (lokale apo qendrore), dhe entitetet e tjera që do të ndihmojnë të paguajnë për pastrimin, por edhe agjencitë relevante qeveritare që rregullojnë dhe zbatojnë implementimin e ligjeve të caktuara mjedisore.

Kërkoni përfshirje të organizatave me të cilat tashmë jeni partnerë, por gjithashtu konsideroni edhe krijimin e marrëdhënieve të reja me grupe të njëjta. Planifikoni një takim të palëve të interesit në një kohë të përshtatshme dhe në një vend të pranueshëm.

Gjatë kesaj periudhe, ju duhet të jeni të përgatitur që mund të ndodhin edhe mosmarrëveshje midis palëve të interesit. Mos harroni se qëllimi juaj është të përpiqeni të arrini një konsensus të mendimit. Konsideroni të sjellni këshillim profesional nëse grupi juaj është më i madh ose nëse nuk jeni të sigurt për aftësinë tuaj për të menaxhuar dallimet midis grupeve.

Definoni problemin ose situatën

Përfshini palët e interesit në zhvillimin e një përshkrimi të qartë dhe konciz të problemit ose situatës. Më shumë se një takim mund të jetë i nevojshëm për të arritur konsensus që kënaq shumicën e palëve të përfshira.

Pasi palët bien dakord për problemin, pjesa tjetër e punës rrjedh më mirë.

Kur përshkruani problemin, shmangni përdorimin e termave subjektiv si “i keq” ose “i egër”. Në vend të kësaj, përshkruani problemin në mënyrë objektive. Shmangni fokusimin e fajit.

Përshkruani ndikimin e problemit

Përdorni gjuhë të qartë dhe objektive për të përshkruar ndikimin e problemit, si në kostot sociale, ashtu edhe në ato ekonomike. Përderisaa ndotja e lumit dëmton gjallesat dhe kafshët, është më bindëse të tregosh që njerëzit nuk mund të peshkojnë më ose të notojnë në lumë për shkak të ndotjes.

Tregoni se si situata ka ndryshuar mënyrën e të jetuarit të njerëzve.

Hapi 2: Përshkruani atë që shpresoni të arrini

Përderisa në fazën e parë ju keni përshkruar problemin dhe keni identifikuar shkaqet e mundshme, tani duhet të përqendroheni në zgjidhjen ose rezultatin e dëshiruar të aktivitetit tuaj të propozuar.

Cfarë do të ndodhë si rezultat i projektit tuaj? Si do të përmirësohet situata? Nëse problemi është lumi i ndotur, a do të jenë në gjendje banorët të notojnë përsëri në lum?

Matja e suksesit në outpute dhe rezultatet

Kini kujdes që të mos i ngatërroni këto terma. Outputet janë masa të aktiviteteve të një programi; rezultatet janë ndryshimet që vijnë nga aktivitetet. Outputet kanë rëndësi sepse ato çojnë në rezultate.

Vini re se në shembullin tonë, output-i mund të jetë vendosja e filterit nga ana e rrjedhës së lumit. Një rezultat mund të jetë rritja sasisë së peshkut sepse filteri ndalon ndotësit të derdhen në lum.

Identifikoni rezultatet kryesore

Disa projekte kanë listë të gjatë të rezultateve. Në vijim po japim disa rezultate të mundshme që vijnë nga pastrimi i një lumi:

• Njerëzit do të jenë në gjendje të notojnë në lum;
• Njerëzit do të jenë në gjendje të peshkojnë;
• Lundrimi në lum do të jetë sensacion i ri turistik për rajonin, qytetin apo fshatin;
• Lumi i pastër do të krijojë momentum për ringjalljen e bizneseve përgjatë bregut të lumit.

Punoni me palët e interesit për të zhvilluar një konsensus mbi dy ose tre rezultate kryesore.

Vendosni rezultate realiste dhe të arritshme

Rezultatet e projektit duhet të jenë gjithmonë realiste. Një nivel i caktuar i ndotjes do të ekzistojë gjithmonë brenda lumit. Dhe për këtë arsye ndoshta ulja e ndotjes në një nivel të pranueshëm brenda një viti ose edhe pesë viteve mund të jetë krejt e pamundur.

Është e udhës të konsultoheni me ekspertët dhe përcaktoni se çfarë është e mundshme për situatën tuaj. Mosarritja e qëllimeve do ta bëjë më të vështirë marrjen e fondeve shtesë në të ardhmen.

Eshtë shumë më mirë të premtosh më pak dhe të tejkalosh qëllimet e tua sesa të premtosh dhe të mos kesh sukses. Sidoqoftë, mos e nënvlerësoni seriozisht atë që mund të arrihet.

Matni dhe regjistroni rezultatin e punës tuaj

Shënoni cilat masa shpresoni t’i arrini dhe kur shpresoni t’i arrini ato. Nëse do të zvogëloni ndotësit në lum, në çfarë niveli do të zvogëlohen? Përdorni numra specifikë ose të përafërt.

Nëse nuk mund të matni ose llogaritni një output, mos e përfshini atë në projekt. Ndoshta palët e interesit ranë dakord për objektivin kryesor të mëposhtëm: Njerëzit do të jenë në gjendje të peshkojnë.

Hapi 3: Dizajnoni projektin tuaj në propozim

Tani që e dini se ku jeni dhe ku dëshironi të shkoni, hapi juaj i radhës është përcaktimi i rrugës më të mirë për të arritur deri atje. Rruga më e mirë nuk është gjithmonë më e shkurtër, më e shpejtë, më e lehtë ose më e lirë.

Kërkoni mendime të ekspertëve

Donatorët e granteve, si qeveritarë ashtu edhe privatë, shpesh kanë ekspertë që mund t’ju ndihmojnë.

Hulumtoni cfarë kanë bërë të tjerët

Hulumtoni dhe gjeni organizata apo institucione që kanë zhvilluar projekte të ngjashme. Shikoni dështimet po aq sa edhe sukseset e tyre. Të dish se çfarë nuk funksionon është shpesh më e vlefshme sesa të dish se çfarë bën.

Ju gjithashtu mund të merrni informacione nga mediat. Kërkoni në Internet dhe kontaktoni shoqatat profesionale.

Hapi 4: Shkruani propozimin tuaj

Pasi të keni një përshkrim dhe ide të projektit tuaj, nevojat, rezultatet dhe aktivitetet, përdorni këtë si bazë për aplikime për grante. Rregulloni secilin propozim për donatorin e caktuar.

Shumica e organizatave i bëjnë publike grantet fituese apo japin udhëzime të aplikimit. Studioni këto propozime. Përdorni ato si udhëzues, çfarë informacioni për të përfshirë, dhe terminologji që preferohen.

Secila thirrje për propozime zakonisht specifikon se çfarë informacioni duhet të përfshijë propozimi. Disa kërkojnë dorëzimin e aplikimeve elektronike ose përmes Internetit.

Lexoni me kujdes të gjitha udhëzimet dhe pyesni për ato që duken të paqarta.

Studioni kriteret

Shumica e programeve të granteve janë konkurruese, domethënë vetëm propozimet që vlerësohen mirë nga donatori shpërblehen. Thirrjet për grante mund të specifikojnë kriteret e vlerësimit dhe të caktojnë një numër të pikësh.

Studioni të gjitha kriteret e aplikimit. Përdorni një listë kontrolluese për t’u siguruar që aplikacioni juaj është i plotë.

Konsideroni të kontraktoni një profesionist

Përderisa nuk është e domosdoshme, shumë organizata preferojnë të punësojnë një konsulent të jashtëm për të shkruar propozimin. Avantazhi kryesor është se konsulenti është në gjendje t’i kushtojë kohë projektit, që ju ndoshta mund të mos e keni sepse jeni të zënë me menaxhimin e organizatës dhe projekteve tjera. Konsulenti/ja me ekspertizë mund të sigurojë që ju i adresoni të gjitha kërkesat komplekse në mënyrën e duhur.

Disavantazhi i konsulentit profesional është se mund t’iu mungojë pasioni dhe njohuria e projektit që ju dhe palët tjera të interesit i keni.

Redaktoni me kujdes

Sigurohuni që propozimi juaj është i qartë dhe i lehtë për tu kuptuar. Para se të bashkëngjitni nënshkrimin tuaj në aplikacion, sigurohuni që aplikacioni të jetë i plotë dhe i saktë. Redaktoni plotësisht tekstin tuaj. Mundohuni të eliminoni të gjitha gabimet drejtshkrimore dhe tipografike të tjera. Ndiqni përdorimin standard gramatikor dhe shmangni zhargonin dhe shprehjet lokale.

Hapi 5. Menaxhimi i ciklit të projektit

Menaxhimi i ciklit të projektit është një metodologji e zakonshme për menaxhimin e projekteve. Ajo siguron një strukturë për procesin, por gjithashtu përfshin edhe konsultimin e palëve të interesit dhe njoftimin e tyre me informacionin përkatës gjatë gjithë ciklit jetësor të projektit.

Shumë donatorë, vecanërisht Bashkimi Evropian (BE) përdorin menaxhimin e ciklit të projektit për t’u siguruar që mbështeten projekte që janë në përputhje me objektivat e tij. Komisioni Evropian ka miratuar menaxhimin e ciklit të projektit në vitin 1992 si grupi i tij kryesor i mjeteve të projektimit dhe menaxhimit të projekteve.

Cikli i operacioneve të menaxhimit brenda menaxhimit të ciklit të projektit është i ndarë në pesë faza:

• Programi
• Identifikimi
• Formulimi
• Zbatimi
• Vlerësimi dhe Auditimi

Linqe të dobishme

• Thirrje për grante dhe propozime - Kastori
• EU funding
• USAID funding