Puna në distancë në kohën e pandemisë

Puna në distancë në kohën e pandemisë

Me përhapjen e vazhdueshëm të virusit COVID-19, shumë kompani dhe biznese u kanë kërkuar punonjësve të punojnë nga shtëpia apo në distancë. Duke parë efektet e pandemisë, ka gjasa që kjo situatë të vazhdojë përgjatë tërë vitit. Përderisa kjo mund të duket një ndryshim i thjeshtë, puna në distancë mund të jetë sfiduese, veçanërisht kur bëhet fjalë për produktivitetin, komunikimin dhe motivimin.

Në këtë shkrim, ne do të diskutojmë praktikat më të mira për të punuar nga shtëpia, dhe si të qëndrojmë të motivuar, produktiv dhe të shëndetshëm.

Të jeni produktiv kur punoni në distancë

Puna nga shtëpia sigurisht që ka përfitimet e saja. Megjithatë, gjërat e përditshme, familja, TV-ja dhe mediat sociale mund të zhvendosin lehtësisht vëmendjen. Këtu janë disa këshilla për eliminimin e shpërqendrimeve dhe rritjen e produktivitetit përderisa punoni nga shtëpia:

Veshja zyrtare

Mund të duket joshëse të zgjoheni në mëngjes dhe menjëherë në pizhame të uleni para kompjuterit. Por, nëse jeni të veshur për gjumë, mund të jetë shumë më vështirë të aktivizoni trurin në modalitetin e produktivitetit. Përpiquni të ruani rutinën tuaj të rregullt të mëngjesit për të vendosur kufijtë midis punës dhe jetesës në shtëpi.

Në vend të shkuarjes në punë në mëngjes, ju mund të provoni një aktivitet për të rritur produktivitetin, të tilla si shëtitje apo stërvitje të lehtë. Pastaj, vishuni dhe bëhuni gati për ditën tuaj ose edhe përgatitni një mëngjes të shëndetshëm.

Të vishesh për punët që të presin do t’ju bëjë të ndiheni më të motivuar dhe kjo është gjithashtu praktikë e dobishme në rast të video-takimeve të papritura.

Vendosni dhe ndiqni një orar

Është e rëndësishme të caktoni orarin e punës ndaras nga koha e shtëpisë. Për transparencë, tregoni menaxherit tuaj në çfarë kohe e keni orarin tuaj të punës nga shtëpia dhe kalendarin tuaj kur jeni në dispozicion.

Këtu janë disa këshilla për menaxhimin e orarit të përditshëm për të perfeksionuar produktivitetin:

  • Filloni çdo ditë duke rishikuar detyrat dhe angazhimin që duhet të bëni drejt objektivave të ditës dhe javës
  • Jepi prioritet detyrave duke kuptuar investimin në kohë, kompleksitetin dhe ndikimin
  • Bëni pushime të planifikuara rregullisht për të pushuar, për të dalë jashtë, ose për të pushuar trurin

Shëndeti dhe produktiviteti vuajnë kur ne nuk bëjmë pushime të rregullta për trurin dhe trupin tonë. Truri është si çdo muskul tjetër – duhet të pushojë. Këto pushime mund të marrin çdo formë përfshirë:

  • Meditimin
  • Leximin
  • Muzikën
  • Shëtitjen

Krijoni hapësirë pune

Nëse keni mundësi, është mirë që të krijoni hapësirë të veçantë për punë në shtëpi. Kjo do t’ju ndihmojë të ndani aktivitetet e shtëpisë dhe të punës dhe të rritni produktivitetin kur jeni duke punuar në hapësirën e caktuar.

Për të përmirësuar takimet online apo me video, duhet të:

  • Provoni mikrofonin, dëgjueset dhe kamerën para takimeve të rëndësishme për t’u siguruar që ato funksionojnë
  • Jini të vetëdijshëm për sfondin fizik prapa vetes kur jeni në takim online, ndryshoni atë në hapësirë më profesionale kur është e nevojshme
  • Përdorni kamerën kur është e mundur –  mbajtja e kamerës së ndezur mund të përmirësojë mirëkuptimin dhe komunikimin

Kushtoni vëmendje rraskapitjes

Përzierja e hapësirës së punës dhe hapësirës private në shtëpi mund të ndikojë në mungesë të pushimit.

  • Mbyllni kompjuterin tuaj në fund të ditës;
  • Shmangni hapjen e e-mailit ose bisedës në internet pasi ta keni fikur
  • Identifikoni ndonjë aktivitet që fillon rreth kohës që ju duhet të shkëputeni, të tilla si gjëra të zakonshme me familje ose takim me një mik

Puna në distancë dhe Komunikimi

Kur punoni nga shtëpia, komunikimet personale janë të kufizuara. Kjo do të thotë që ju nuk mund të mbështeteni në ndërtimin e marrëdhënieve përmes bisedave direkte, gjuhës së trupit dhe shprehjeve të fytyrës.

Për të mbajtur komunikime të shëndetshme me kolegët gjatë punës në distancë, këtu janë disa gjëra që duhet të mbani mend:

Planifikoni takimet ditore ose javore

Për secilin ekip, një takim i përditshëm përfshin stafin dhe fokusohet në progresin e punës që ndihmon kryerjen e punëve. Në formatin standard të një takimi secili anëtar i ekipit vjen i përgatitur t’u përgjigjet këtyre pyetjeve:

  • Çfarë punova dje?
  • Çfarë po punoj sot?
  • Cilat çështje po më bllokojnë?

Diskutimi i përditshëm i sukseseve dhe sfidave individuale dhe planeve i mban të gjithë të ngazëllyer për kontributin e përgjithshëm të ekipit në kompani.

Bëni takime online

Shumë kompani dhe ekipe përdorin bisedat online për të qëndruar të lidhur si personalisht ashtu edhe me tema të punës. Ju mund të përdorni bisedat dhe kontaktet rregullisht për të komunikuar sa më shpesh të jetë e mundur rreth qëllimeve kryesore dhe përparimin drejt tyre.

Luftojeni keq-komunikimin

Komunikimi në distancë mund të çojë në keqkomunikim dhe keqkuptim sepse ndërtimi i komunikimit direkt (përfshirë gjuhën e trupit dhe shprehjet e fytyrës) ka tendencë të vështirësohet në formatin e shkruar.

Nëse vëreni mesazhe ose ndonjë ton negativ gjatë bisedës, përdorni atë si sugjerim tuajin për të përdorur videon. Nëse ndiheni të fyer ose të mërzitur nga mesazhi i dikujt, mbani mend se ne priremi t’i perceptojmë mesazhet e shkruara neutrale si negative. Kur dyshoni, diskutoje. Bëni pyetje për të kuptuar qëllimet e kolegut tuaj.

Mbani shpirtin e ekipit

Kur punoni nga shtëpia, është e rëndësishme krijimi i hapësirave për të bashkëvepruar me kolegët e ekipit përtej projekteve.

Puna nga distanca mund të sjellë ndjenja të vetmisë. Këtu janë disa mënyra për t’u lidhur gjatë punës nga shtëpia:

  • Përdorni biseda online si momentin tuaj më te gëzuar
  • Vendosni video bisedë opsionale për drekë për të diskutuar tema argëtuese, të tilla si një libër për të lexuar ose punën tuaj të preferuar shtëpiake.

Ndërtimi i ekipit virtual mund të ndihmojë në zëvendësimin e formave të vlefshme të komunikimit brenda personave që mungojnë nga zyra në distancë.

Menaxhimi i ekipit në distancë

Lidershipi nga distanca mund të paraqesë sfida e veta, veçanërisht nëse ky është ndryshim i ri për ju ose ekipin tuaj. Megjithatë, edhe në këto kushte, planifikimi, komunikimi dhe përcaktimi i pritjeve mund të ndihmojnë në ruajtjen e substancës dhe produktivitetit.

Këtu janë disa këshilla për menaxhimin e ekipit në distancë:

Komunikoni pritjet

Gjëja më e rëndësishme është koha për të planifikuar. Çfarë duhet të arrini, kur dhe çfarë ndryshimesh mund të keni nevojë të bëni në planin dhe qëllimet fillestare tremujore? Qarkulloni planin në mënyrë që të filloni ta diskutoni me ekipin tuaj. Kur keni një dokument që shërben si udhëzues për të gjithë ju do të shmangni keqkuptimet. Ju gjithashtu mund të ndani dokumentin me palët e interesit dhe ekipet tjera me të cilat bashkëpunoni.

Planifikoni një takim me ekipin për të diskutuar nëse ka ndonjë pritje të re dhe çfarë ka ndryshuar me punën në distancë. Në rendin e ditës tuaj, përfshini:

  • Sa shpesh priten raportime dhe në çfarë forme (të shkruara, video-biseda, regjistrim, takim)
  • Normat e komunikimit (cilën teknologji do t’i përdorni për secilin lloj mesazhi, kohën e përgjigjes, etj.)

Mbaj komunikimin direkt

Komunikimi direkt është koha e duhur për tu siguruar që secili anëtar i ekipit po punon drejt objektiva të njëjta dhe më e rëndësishmja, të kontrolloni mirëqenien dhe angazhimi i ekipit.

Kontrollet e rregullta lejojnë reagime të menjëhershme dhe gjithashtu promovojnë komunikimin e hapur. Dedikimi i kohës me anëtarët e ekipit bëhet edhe më kritike dhe më e rëndësishme kur menaxhoni ekip virtual. Provoni të ndani midis 30 minutave deri në një orë me secilin nga raportet direkte për çdo javë.

Siguroni sa më shpesh feedback

Nëse punonjësit janë mësuar me një ambient të zyrës ku marrin feedback çdo ditë, pozicioni në distancë mund të shkaktojë pasiguri ose konfuzion.

Feedback-u i rregullt i lejon punonjësit të dinë se ku qëndrojnë dhe zvogëlojnë mundësinë befasitë dhe keqkuptimet.

Këmbe informacionin përkatës

Mbani punonjësit të informuar duke këmbyer informacion për të gjithë anëtarët e ekipit në kohën e duhur. Lidershipi është i domosdoshëm për shkëmbimin e informacionit përkatës që ju nevojitet për t’ia proceduar ekipit tuaj. Gjej kohë për të kuptuar se çfarë po diskutohet, pse dhe çfarë kërkohet nga ekipi juaj.

Zgjidhni mediumin e duhur ose një kombinim në varësi të mesazhit dhe implikimet e tij. Disa mesazhe do të kërkojnë një email. Kur punoni në distancë, veçanërisht në fillim, më shumë komunikim është më mirë se më pak. Ndonjëherë (dhe në varësi të stilit tuaj të komunikimit) mund të zëvendësoni një e-mail të gjatë me një video.