K O N K U R S

Pozita: Asistent/e Ekzekutiv/e
Vendi i punës: Konsullata e Republikës së Kosovës në Des Moines, Iowa
Kohëzgjatja e kontratës: Një vit (me mundësi vazhdimi) me një periudhë provuese prej 3 muajsh
Data e aplikimit: 01 korrik 2021 – 15 korrik 2021

Detyrat dhe Përgjegjësitë

Nën mbikëqyrjen dhe përgjegjësin e Shefit të misionit, kryen detyrat dhe përgjegjësit si më poshtë:

• Shërben si sekretar ose asistent i Shefit të Misionit, por edhe mund të ofrojë mbështetje administrative për zyrtarët e tjerë të misionit. Ai/ajo mund të ngarkohet me funksionet e zyrtarit të protokollit si ndërlidhje të përditshme me Zyrën e Protokollit të shtetit pranues dhe autoritetet e tjera vendore. Ushtruesi i kësaj pozite duhet jetë në gjendje që të kryej një morri të funksioneve me qëllim të menaxhimit të zyrës:
• Ofrimi i shërbimeve të telefonit dhe recepcionit;
• Mbajtja e kalendarit zyrtar të Shefit të Misionit ose zyrtarit kryesor të Ambasadës/Konsullatës;
• Mbajtja e evidencave për pushim dhe për paraqitje në punë, dosjet e personelit të misionit, të dhënat për menaxhimin financiar, të dhënat dhe llogaritjet e tjera për pagat shtesë dhe gostitje, si dhe dosjet themelore (politike, ekonomike, të tjera) të misionit;
• Procesimi i korrespondencës së të hyrave dhe shpenzimeve, hartimi i korrespondencës së thjeshtë dhe joteknike, si dhe hartimi i shkresave rutinore;
• Përgatitja e ftesave dhe mirëmbajtja e dosjeve protokollare të misionit, listës së mysafirëve, korrespondenca me Zyrën e Protokollit të shtetit pranues dhe misionet e tjera diplomatike ose konsullore, si dhe të dhënat që kanë të bëjnë me ngjarjet dhe gostitë zyrtare;
• Kryerja e përpunimit të fjalëve në kompjuter, transkriptimi, fotokopje, përgatitja e dokumenteve dhe funksioneve përkatëse;
• Aranzhimet e takimeve, ngjarjeve sociale, vizitat e delegacioneve dhe vizitorët e tjerë zyrtarë, si dhe udhëtimet zyrtare; mbajtja e kontakteve me ofruesit e shërbimeve për të mbështetur vizitat zyrtare dhe aktivitetet e misionit.

Kriteret dhe kushtet e nevojshme:

• Të ketë diplomën universitare;
• Te jetë shtetas/e e Republikës së Kosovës (me qëndrim të rregulluar në shtetin pranues), shtetas/e i/e shtetit pranues apo shtetas/e i/e vendit të tretë;
• Të ketë njohuri të gjuhës angleze apo njohuri të gjuhës zyrtare të shtetit pranues;
• Aftësia e dëshmuar për sistemimin dhe mirëmbajtjen e dokumentacionit, përcaktimin e zgjidhjeve të duhura;
• Të ketë shkathtësi të dëshmuara dhe efektive të komunikimit me shkrim dhe me gojë në gjuhën angleze apo në gjuhën e shtetit pranues;
• Njohuri në aspektin e ofrimit të shërbimeve diplomatike / konsullore;
• Të ketë shkathtësi të shkëlqyeshme të vet-organizimit, të jetë në gjendje për punë efektive në një ambient nën presion;
• Të ketë 3 vjet përvojë relevante të punës

Kandidatët të cilët aplikojnë duhet ti plotësojnë këto kushte:

• CV-në;
• Kopjen e letërnjoftimit;
• Kopjet e kualifikimit-diplomës;
• Dy referenca të punës dhe një letër motivuese;
• Çertifikatën nga mjeku për gjendjen shëndetësore;
• Çertifikatën se nuk janë nën hetime nga autoritetet e shtetit pranues;
• Dokumentet dorëzohen në Konsullatë apo përmes postës në adresën: 309 Court Ave., Suite 223, Des Moines, IA 50309 ose ne e-mail: consulate.iowa@rks-gov.net
• Dokumentet i dërgoni fotokopje sepse të njëjtat nuk kthehen.

⇒ Shpallja e plotë.